La mayoría de empresas, emprendedores y personas naturales en Colombia ya están obligados a facturar electrónicamente. La buena noticia es que la DIAN ofrece un servicio de facturación electrónica 100% gratuito. Y con Datium puedes configurarlo sin costo y conectar tus facturas para gestionarlas, almacenarlas y analizarlas automáticamente.
Sin tarjeta de crédito · Usas la DIAN para emitir. Datium solo organiza y analiza tus facturas.
¿Qué es la facturación electrónica de la DIAN?
La facturación electrónica es el mecanismo oficial para registrar las ventas de bienes y servicios ante la DIAN. Cada factura debe generarse, validarse y almacenarse de forma digital, cumpliendo con un formato estándar (UBL) y un código único de facturación electrónica (CUFE).
Para emitir facturas electrónicas puedes:
- Usar el servicio gratuito de facturación electrónica de la DIAN, o
- Contratar un software de facturación privado.
Datium no es un software de facturación y no cobra por emitir facturas. En cambio, se conecta a la DIAN y actúa como una capa adicional donde puedes guardar, organizar y analizar toda tu información de facturas.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en 2025?
Según la normatividad vigente, deben facturar electrónicamente en Colombia:
- Personas naturales con ingresos iguales o superiores al umbral de obligatoriedad definido por la DIAN.
- Comerciantes, profesionales independientes y prestadores de servicios.
- Empresas de cualquier tamaño que vendan bienes o servicios.
- Contribuyentes del régimen común o del régimen simple de tributación.
- Negocios que reciben pagos a través de datáfonos, plataformas digitales, Nequi, Daviplata, entre otros.
Tip rápido: si ya estás entregando cuentas de cobro frecuentes, emitiendo recibos o manejando ingresos recurrentes, es muy probable que debas estar facturando electrónicamente. Si tienes dudas, puedes agendar una llamada corta y lo revisamos contigo.
Cómo activar la facturación electrónica DIAN paso a paso
Activar el servicio de facturación electrónica DIAN no es tan complicado como parece. Aquí tienes una ruta básica:
1. Revisa y actualiza tu RUT
Verifica que tu RUT esté actualizado con la actividad económica correcta y que incluya la responsabilidad de facturación electrónica (código 37). Si no aparece, debes actualizarlo antes de continuar.
2. Ingresa al portal de la DIAN
Entra a la sección de Facturación Electrónica y busca la opción de Habilitación. Allí podrás elegir el método con el que vas a facturar.
3. Selecciona el “Servicio gratuito DIAN”
Elige la opción de software gratuito DIAN. Eso te permite emitir facturas electrónicas sin pagar licencias ni mensualidades de software.
4. Solicita la resolución de numeración
Configura los rangos de numeración (prefijo, desde/hasta y vigencia). Esta resolución será la base para todas las facturas que emitas.
5. Realiza las pruebas de emisión
Envía algunas facturas de prueba desde el portal de la DIAN. El sistema validará que la información esté correcta. Una vez aprobadas, la DIAN te marcará como habilitado.
6. Empieza a emitir facturas electrónicas
A partir de ese momento, podrás emitir tus facturas electrónicas desde el portal o la app de la DIAN. Todas quedarán registradas y validadas en su sistema.
¿Quieres que alguien te acompañe en el proceso?
En Datium te ayudamos a configurar el servicio gratuito DIAN paso a paso, sin costo, y luego conectamos tus facturas a tu cuenta para que todo se guarde y se analice automáticamente.
Si la DIAN ya es gratis, ¿por qué usar Datium?
La DIAN cumple muy bien su función de emitir y validar facturas electrónicas, pero está pensada como una herramienta fiscal, no de gestión empresarial. Eso significa que:
- No tienes un tablero claro de ventas, gastos y utilidades.
- No puedes ver fácilmente qué proveedores o clientes son más importantes.
- No existe una clasificación automática de tus facturas.
- Buscar una factura específica puede tomar tiempo.
- No hay reportes amigables para bancos, socios o contadores.
Ahí es donde entra Datium: una plataforma liviana que se apoya en la facturación gratuita de la DIAN para convertir tus facturas en información útil para tomar decisiones.
Lo que Datium agrega a tu facturación electrónica
- Almacenamiento centralizado: todas tus facturas en un solo lugar, sin depender del correo.
- Lectura automática de XML: subes archivos XML o ZIP y Datium extrae todos los datos.
- Clasificación ingreso/gasto: el sistema identifica si la factura corresponde a una venta o un gasto según tu NIT.
- Dashboard financiero: gráficos y métricas de los últimos meses para entender cómo va tu negocio.
- Análisis por proveedor y cliente: quién te compra más, a quién le compras más y cómo cambian esos montos con el tiempo.
- Exportación a Excel: comparte la información con tu contador o tu equipo sin re-digitar datos.
Modelo diferente: otros softwares cobran por cada factura emitida o por el acceso al sistema de facturación. Datium se apoya en el servicio gratuito de la DIAN para la emisión, y solo te cobra por la gestión y el análisis de tus facturas, no por crearlas.
Conecta tu facturación DIAN a Datium en pocos minutos
Una vez tengas activa tu facturación electrónica con la DIAN, puedes empezar a usar Datium así:
- Crea tu cuenta en Datium.
- Registra los datos de tu empresa y tu NIT.
- Sube tus facturas XML o ZIP emitidas desde la DIAN o recibidas de tus proveedores.
- Datium lee y clasifica automáticamente cada factura, y actualiza tus tableros de ingresos, gastos, clientes y proveedores.
Desde ese momento tendrás un histórico ordenado de tus documentos, sin depender de carpetas sueltas en el computador o correos difíciles de encontrar.
Empieza hoy con la DIAN y Datium
Configuramos contigo la facturación electrónica gratuita de la DIAN y te dejamos listo para que Datium organice todas tus facturas automáticamente.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica DIAN y Datium
¿La DIAN cobra por facturar electrónicamente?
No. El servicio de facturación electrónica de la DIAN es gratuito. Puedes emitir facturas válidas ante la autoridad tributaria sin pagar licencias ni mensualidades de software.
¿Datium reemplaza el software de la DIAN?
No. La DIAN se encarga de la emisión y validación de las facturas. Datium se conecta a lo que ya haces en la DIAN para ayudarte a guardar, organizar, clasificar y analizar todas tus facturas en un solo lugar.
¿Puedo emitir facturas desde Datium?
Datium no emite facturas electrónicas. Su enfoque es la gestión posterior: almacenamiento, dashboards, análisis por proveedor y cliente, carga masiva de XML y exportaciones a Excel.
¿Qué tipo de empresas pueden usar Datium?
Personas naturales, microempresas y pymes que ya estén facturando electrónicamente (o estén a punto de hacerlo) con el servicio gratuito de la DIAN u otro software. Si emites o recibes facturas electrónicas, Datium puede ayudarte a mantener todo bajo control.
